60er-Jahre-Schick im Konferenzraum des örtlichen Hotels? Seelenlose Mehrzweckhallen im Gewerbegebiet? Die Räumlichkeiten D4 bis E8 im Kongresszentrum XY in der pulsierenden Metropole … Langweilig? Es muss doch auch Veranstaltungsorte geben, die allen Anforderungen des Zwecks genügen, aber eben auch über ein gewisses Charisma verfügen, Charme, Stil, Ambiente. Wir können Ihnen versichern, dass es diese Orte auch in Ihrer Stadt gibt und sich die Suche durchaus lohnt!
Zweck und Art der Veranstaltung
Die Suche nach dem perfekten Tagungsraum kann sich mitunter ziemlich in die Länge ziehen. Es gilt einfach eine Menge, und zunächst vor allem rein praktische Erwägungen zu ziehen. Da wäre zunächst die Größe der Veranstaltung. Je nach Teilnehmerzahl und Ausrichtung der Veranstaltung spricht man von Trainings, Coachings, Schulungen, Seminaren, Vorträgen, Sitzungen, Konferenzen, Kongressen und Messen. Sie haben die Menschenmenge vor Ihrem inneren Auge wachsen sehen? Hier liegt bereits die erste Schwierigkeit bei der Wahl des passenden Tagungszentrums.
Nur die wenigsten Veranstaltungsorte definieren sich in erster Linie über ihre Größe. Noch weniger lassen erahnen, welche internen Aufteilungsmöglichkeiten die Räumlichkeiten bieten. Oft muss man sich das konkrete Raumangebot, Raum für Raum, Bild für Bild durchschauen. Und das kann ziemlich ermüdend sein. Kontaktfreudige Personen mögen natürlich kurz zum Telefon greifen und eben persönlich nach den Kapazitäten vor Ort fragen. Bei dieser Methode lässt sich oft mehr über den Veranstaltungsort, den dortigen Service und die Mitarbeiter erfahren als es allein über die Homepage möglich wäre. Auf Ihr Bauchgefühl zu vertrauen, oder auf Ihre Intuition/Menschenkenntnis, falls Ihnen das lieber ist, ist also durchaus erlaubt.
Alleskönner sind selten
Die meisten Eventlocations verfügen über ein klar definiertes Portfolio an Räumlichkeiten für ein begrenztes Einsatzspektrum. Den Konferenzsaal der örtlichen Hotelkette für eine Schulung mit rund zwanzig Teilnehmern zu buchen, wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen. Und in einem Co-Working-Space mit angeschlossenem Konfi-Raum werden Sie mit Sicherheit auch keine Tagung veranstalten können. Echte Alleskönner sind in der Veranstaltungsbranche eher selten. Das Geheimnis solcher Orte heißt modulare Raumaufteilung. Vom Team-Building-Wochenende mit Seminarcharakter bis zur Unternehmens-Gala ist hier alles möglich.
Ein enormer Vorteil, wenn man bereits gute Erfahrungen mit dem Ort und dem dortigen Service sammeln konnte. Ebenso wichtig wie die Raumgröße sind Lage und Anbindung des Tagungszentrums. Vor allem in den Metropolregionen kreisen Ihre Gäste gerne einmal im Orbit um den Stadtkern, fluchen bei der Parkplatzsuche oder auf die Bahn. Zentral gelegen heißt daher nicht immer auch gut erreichbar. Für einige Veranstaltungsgrößen erweist sich der Stadtrand mitunter als die bessere Wahl. Natürlich muss auch eine solche Lage gut an die öffentlichen Verkehrsmittel angebunden sein und über ausreichend Parkplätze verfügen. Ihren Gästen bei der Anfahrt den Stadtverkehr und das Gedrängel am Hauptbahnhof zu ersparen bedeutet vor allem, von Beginn an für eine entspannte Atmosphäre zu sorgen.
Auf die Wirkung kommt es an!
Was sagt der Veranstaltungsort über Ihr Unternehmen aus? Weckt er die Neugier? Gibt es vielleicht sogar Schnittmengen zu Ihrer Branche? Unterschätzen Sie nie die Außenwirkung! Denn vor allem längere Veranstaltungen, wie Tagungen und Konferenzen bleiben Ihren Gästen und Teilnehmern in dauerhafter Erinnerung. Und natürlich wird es auch Bilder geben. Und Sie ahnen es: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte!
Ich brauche mehr Details zum Tagungsraum!
Nachdem diese Faktoren bedacht sind – Zweck, Größe, Lage, Anbindung und Wirkung – geht es in die konkrete Planung. Nehmen Sie Kontakt mit Ihren Favoriten auf und lassen Sie sich unverbindlich beraten. Wenn die Rahmenbedingungen stimmen, lohnt es sich auf alle Fälle den Veranstaltungsort einmal persönlich unter die Lupe zu nehmen. Kompetente Veranstalter werden sich gerne die Zeit nehmen und Ihnen die Räumlichkeiten vor Ort präsentieren.
Auch über die technische Ausstattung, wie beispielsweise über die Verfügbarkeit von W-LAN (Direkt vor Ort testen), Beamern, Bildschirmen, Flipcharts, Leinwänden, Headsets usw. können Sie sich direkt ein Bild machen. Wie steht es um das Thema Licht und Luft in den Räumlichkeiten? Lassen sich die Räume verdunkeln? Lassen sich die Fenster öffnen? Scheuen Sie sich nicht, verschiedene Perspektiven und Positionen im Tagungsraum selbst zu testen. Durchzug, blendendes Licht, das Surren von Trafos, unangenehme Blickwinkel, bei denen man sich den Nacken verzerrt… Es sind Kleinigkeiten, die Ihren Mitarbeitern, Gästen oder Teilnehmern in den folgenden Tagen das Leben erschweren können.
Testen Sie auf alle Fälle die örtlichen Sitzmöbel, wippen Sie darauf herum, versuchen Sie die Beine zu überschlagen oder sich auszustrecken. Eine der beliebtesten Anordnungen der Bestuhlung ist die U-Form. Zumindest in der Theorie haben hier alle Teilnehmer einen guten Blickwinkel und Hörbereich. In größeren Räumlichkeiten können Sie für die bestmögliche Kommunikation untereinander auch die Oval- oder Kreisform wählen. Halbrunde Anordnungen, wie Sie sie beispielsweise aus dem Bundestag kennen, eignen sich sowohl für Veranstaltungen mit Seminarcharakter als auch für Dialoge unter den Teilnehmern.
Der Service muss stimmen!
Erfahrenes Personal vor Ort wird Ihnen auch im Planungsprozess helfen, selbst falls Sie einmal die Übersicht verlieren. Ihre Ansprechpartner vor Ort kennen auch die Umgebung am besten und können Ihnen nützliche Tipps zum Rahmenprogramm und zur Freizeitgestaltung im Umfeld geben. Idealerweise müssen Ihre Gäste nicht erst wieder einen Reisebus besteigen, um ein wenig Erholung zu bekommen. Veranstaltungsorte mit einem gewissen Entertainment-Faktor liegen daher nicht ohne Grund im Trend.
Ebenfalls empfehlenswert sind Tagungsorte, die über ein eigenes Catering verfügen, je eingespielter, desto besser! Auf einem Messegelände verteilen sich Ihre Mitarbeiter in den freien Zeiten schneller als Ihnen lieb ist und schwärmen nach Futter aus. Dabei geht Ihnen ein wertvoller Gemeinschaftseffekt verloren, der sich durch keine Team-Building-Maßnahme simulieren lässt.
In der Metropolregion Nürnberg werden Sie im OFENWERK ein Tagungszentrum finden, das sich an den höchsten Ansprüchen in Sachen Service, Erfahrung und Catering messen lässt. Die hellen luftigen Hallen beherbergen nicht nur unzählige automobile Klassiker, die jeden Technikfan schwärmen lassen, sie lassen sich auch individuell an jedes Veranstaltungskonzept anpassen. Unser Catering und Service arbeiten routiniert und auf den Punkt, egal ob nun 20 oder 600 Gäste zu bewirten sind. Im Verlauf der Jahre hatten wir die Ehre und das Vergnügen, für eine Vielzahl hochkarätiger Unternehmen veranstalten zu dürfen. Gerne stehen wir Ihnen auch bei der Planung Ihrer Tagung zur Seite. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.